Offertes maken in Excel of Word: wanneer stap je over op offertesoftware?
Zes signalen dat je offertes in Excel of Word je groei remmen, wat offertesoftware anders doet, en hoe je overstapt zonder je prijzen en huisstijl kwijt te raken.
Kort antwoord
Offertes in Excel of Word werken prima zolang je er een paar per week maakt. Stap over als offertes meer dan een dag op zich laten wachten, als prijzen of opties per persoon verschillen, als je niet weet welke offertes nog openstaan of als alleen jij ze kunt maken. Met offertesoftware maak je een offerte in minuten, in je eigen huisstijl, laat je de klant online tekenen en gaat de opvolging automatisch.
Zes signalen dat het tijd is
- 1Offertes liggen langer dan een dag. Je maakt ze 's avonds, na het werk, als je eraan toekomt.
- 2Alleen jij kunt ze maken. De prijzen en uitzonderingen zitten in jouw hoofd of in jouw spreadsheet.
- 3Prijzen verschillen per persoon. Twee collega's maken voor hetzelfde product een andere offerte.
- 4Je weet niet wat er openstaat. Welke offertes zijn verstuurd, welke zijn getekend, wie moet je nabellen?
- 5Prijswijzigingen kosten een middag. Als je inkoopprijzen veranderen, moet je tientallen bestanden aanpassen.
- 6Tekenen gaat via printen en scannen. De klant moet de offerte uitprinten, tekenen en terugsturen.
Wat offertesoftware anders doet
| Excel of Word | Offertesoftware | |
|---|---|---|
| Tijd per offerte | Vaak een half uur of meer | Een paar minuten, ook aan tafel bij de klant |
| Prijzen | Per bestand, met kans op fouten | Centraal, met opties, staffels en marges |
| Huisstijl | Afhankelijk van wie het maakt | Altijd hetzelfde, in jouw stijl |
| Tekenen | Printen, tekenen, scannen | Online akkoord met één klik |
| Opvolging | Zelf onthouden | Automatische herinneringen via WhatsApp en e-mail |
| Overzicht | Zoeken in mappen | Alle offertes per status, per klant en per verkoper |
Het grootste verschil zit niet in het maken, maar in wat erna gebeurt. Een offerte die automatisch wordt opgevolgd en online te tekenen is, wordt vaker getekend. Lees 7 dingen die werken om meer offertes getekend te krijgen.
Overstappen zonder gedoe
- 1Verzamel je producten en prijzen. Je huidige Excel is daarvoor een prima startpunt: artikelen, prijzen, opties en toeslagen.
- 2Leg je regels vast. Welke opties horen bij elkaar, welke staffels gelden, welke marge wil je minimaal?
- 3Neem je huisstijl mee. Logo, kleuren, voorblad en voorwaarden.
- 4Begin met één product. Maak eerst offertes voor je meest verkochte product, en breid daarna uit.
- 5Koppel het aan je leads. Een offerte die direct uit de aanvraag of configurator ontstaat, scheelt overtypen.
Bij Reuzenpanda richten we dit samen met je in: je producten, prijzen en huisstijl. Bij MB Veranda rekenen offertes zelfs met inkoopprijzen die meerdere keren per dag worden bijgewerkt.
Veelgestelde vragen
Is Excel goed genoeg voor offertes?
Voor een paar offertes per week wel. Zodra offertes langer dan een dag op zich laten wachten, meerdere mensen ze maken of je het overzicht kwijtraakt, levert offertesoftware je meer op dan het kost.
Kan ik mijn huidige prijzen uit Excel overzetten?
Ja. Je bestaande prijslijst is het startpunt: artikelen, opties, staffels en toeslagen worden overgezet, zodat je niet opnieuw begint.
Kan een klant een offerte digitaal tekenen?
Met offertesoftware wel. De klant krijgt een link via WhatsApp of e-mail en geeft met één klik akkoord. In Reuzenpanda kan de klant daarbij kiezen om in één keer, gedeeltelijk of in termijnen te betalen.