Wat is er belangrijk in een offerte?
In deze blog lees je niet alleen de minimale benodigdheden van een offerte, maar leer je ook de 5 essentiële stappen waarom een mens een keuze maakt. Ook leer je hoe jij deze keuze kan sturen met een bewezen strategie, want de vraag “Wat is er belangrijk in een offerte” is veel meer dan alleen de basis benodigdheden.
Wat staat er in een offerte?
Iedere offerte heeft dezelfde basis en structuur nodig om als een professional over te komen. Deze onderstaande dingen moet je zeker meenemen in je offerte!
Logo
Het mensenlijk brein zorgt ervoor dat je uit instinct als eerste naar een persoon kijkt, ook op een webpagina of offerte dus. Kan je deze niet vinden? Dan zijn illustraties als tweede aan de beurt. Jouw logo is het eerste wat je ziet op de offerte. Zet deze dus bovenaan. Daarbij zijn logo’s identificatiepunten. Jouw logo is het symbool dat je klanten gebruiken om jou te herkennen.
Bedrijfsgegevens
Deze gegevens zijn nodig om jouw offertes rechtsgeldig te maken, anders heb zowel jij, als jouw klant geen poot om op te staan. Benoem ten alle tijden jouw bedrijfsnaam, adres, postcode, plaatsnaam, offertenummer, KvK nummer en BTW nummer. Maak ook een verwijzing naar jouw algemene voorwaarden.
Klantgegevens
Ook zijn de meegegeven data van jouw potentiële klant essentieel voor het rechtsgeldig maken. Denk hierbij aan de naam, adres, postcode en plaatsnaam. Deze vraag je altijd op voordat je een offerte gaat opstellen.
Vervaldatum
Benoem altijd een vervaldatum op je offerte, dit vervaltermijn mag je zelf bepalen maar is noodzakelijk voor jouw offertes.
Tip van Jur: “Geef een procentuele korting op jouw offertes en laat deze ook echt verlopen op de vervaldatum. Zo creëer je noodzaak en schaarste.”
Prijzen (inclusief & exclusief btw)
Last but not least, jouw prijzen zijn (meestal) inclusief en exclusief btw. Daarbij hoort ook jouw BTW percentage. Nu we de minimale benodigdheden hebben aangekaart, kunnen we beginnen met de onderdelen die niet wettelijk essentieel zijn, maar wel mega goed werken om meer klanten uit je offertes te halen! Deze 5 stappen gaan ervoor zorgen dat jij het verschil gaat maken tegenover jouw concurrent.
5 essentiële stappen
Er zijn 5 extreem belangrijke elementen die je terug wilt laten komen in je offerte. Je wilt je teksten op een zo’n makkelijk mogelijk manier schrijven, zonder de klant te overdonderen met onnodige informatie. Dit leest alleen maar lastig weg! Deze elementen heb ik hieronder overzichtelijk voor je beschreven.
Herkent de klant zichzelf
Ondanks dat het een formeel document is, mag het dus best een beetje menselijk klinken en makkelijk te lezen zijn. Communiceer dus vooral persoonlijk, alsof de klant recht voor je neus zit! Vermijd de lijdende vorm zoals, ‘er’ of ‘men’ en vervang die woorden fijn door ‘ik’ of ‘jij’. Want zeg bijvoorbeeld nou zelf ‘Er is rekening gehouden met uw wensen.’ klinkt toch veel minder aantrekkelijk dan ‘Wij hebben rekening gehouden met uw wensen.’ Je moet het zo zien, de beste woorden voor de offerte zijn de woorden die de sfeer van het gesprek weergeven!
Raakt het de klant
Wanneer de klant de sfeer van het gesprek kan terug voelen in de offerte zal hij minder snel geneigd zijn om te twijfelen en zal er ook zeker niet in zijn of haar hoofd komen dat er een addertje onder het gras zit. Want zoals we al eerder zeiden en niet schrikken, want we gaan even de Capslock gebruiken: JIJ, IK, IEDEREEN IS ONTZETTEND SCEPTISCH
Snapt de klant wat je doet
Ik snap dat je heel enthousiast bent over je product of service en hier ook zoveel mogelijk over wilt vertellen, maar je kan het beter bij één zin houden. Je klant snapt waarschijnlijk alle technische informatie toch niet.. En dit zet ze alleen maar aan het denken! (Informatie = analyse) Dus ondanks dat je van alles van plan kunt zijn en dat is ook zeker niet erg, hou het bij één gedachte per zin! Wissel korte en langere zinnen af, want dit is lekker voor het leesritme. Houd de alinea’s kort en behandel één onderwerp per alinea.
Ziet de klant het voor zich
Eerlijk is eerlijk, het oog wil ook wat. We zien allemaal liever een rode Ferrari Enzo rijden, dan een Fiat Multipla. Mocht je geen autokenner zijn (wat natuurlijk niet uitmaakt!) staan er voor jullie beeldvorming hier beneden twee foto’s van de auto’s. 😉 Wat wij hier natuurlijk mee willen zeggen is dat er buiten de woorden en de vaste benodigdheden ook genoeg ruimte mag zijn voor de opmaak van de offerte! Iedereen reageert nou eenmaal beter op een aantrekkelijke offerte dan op een grijs pak papier. Ontwikkel dus jullie eigen stijl, voeg een logo van jouw bedrijf toe en zorg voor een mooie structuur. Als jouw bedrijf voor kwaliteit staat, dan mag je dat nog een keer extra onderstrepen met een mooie offerte! Wanneer je geen grafische achtergrond hebt om een mooie eigentijdse offerte te maken is dat niet erg.
Wees geen dief van je eigen portomonnee
Wij hebben namelijk de volledig gratis uit te proberen offerte software die ervoor gaat zorgen dat jij geen minuut meer verspilt aan het opstellen van offertes. Dit systeem zorgt er namelijk voor dat dit volledig automatisch voor jou wordt gedaan! Klik hieronder om het gratis uit te proberen!
